Pentingnya tim dan audiens dalam komunikasi New Normal.

Oleh : Rediaz Rakhman Johan – Mahasiswa Magister Ilmu Komunikasi Universitas Sebelas Maret

Berdasarkan data gugus tugas percepatan penanganan covid-19 total kasus per 21 Juni 2020 terkonfirmasi positif Covid-19 di Indonesia telah mencapai 45.891 orang, yang telah dinyatakan sembuh sebanyak 18.404 dan meninggal dunia sebanyak 2.465. Provinsi DKI Jakarta dan Jawa Timur merupakan penyumbang data terbesar dalam kasus Covid-19 yang terjadi di Indonesia. Setidaknya terdapat 5 provinsi sebagai penyumbang kasus Covid-19 terbanyak berdasarkan perhitungan kumulatif, yakni di DKI Jakarta 9.971 orang, Jawa Timur 9.542, Sulawesi Selatan 3.797, Jawa Barat 2.848 dan Jawa Tengah 2.668. Khususnya pada Provinsi Jawa Timur, sempat beberapa pekan lalu hampir kesemua wilayah di Jawa Timur telah ditetapkan sebagai zona merah (resiko tinggi) dalam kasus Covid-19, setidaknya terdapat secercah harapan karena beberapa kota telah dinyatakan sebagai zona kuning (resiko rendah) dan bahkan salahsatu daerah tepatnya di Kota Madiun telah dinyatakan sebagai zona hijau (tidak terdampak) untuk pertamakalinya.

Meskipun Jawa Timur telah mengalami penurunan jumlah yang semakin membaik, tentunya kita juga dapat menyambut apa yang disebut dengan new normal dengan tetap diharuskan menjalankan protokol kesehatan yang telah ditentukan oleh Pemerintah agar Pandemi Covid-19 dapat terus kita tekan jumlahnya karena sejatinya new normal merupakan keadaaan terpaksa dimana kita hidup berdampingan dengan virus corona dan bukan keadaan yang benar-benar bebas dari virus corona. Meskipun telah terjadi jumlah penurunan Pandemi Covid-19 di beberapa negara, Pemimpin Organisasi Kesehatan Dunia (WHO) Tedros Adhanom Ghebreyesus memperingatkan kepada semua negara bahwa persebaran Pandemi semakin cepat serta memasuki fase baru dan berbahaya, setidaknya telah terjadi lonjakan sebanyak 150 ribu jumlah kasus Covid-19 dalam sehari yang dilaporkan ke WHO (19/6) dan ini terjadi akibat masyarakat sudah bosan untuk berdiam diri dan memilih untuk menjalankan aktifitas serta ekonominya. Terjadinya Pandemi Covid-19 yang menyebar di berbagai penjuru dunia menjadikan aktivitas di masyarakat sangat terganggu, mulai dari sekolah, pekerjaan, pariwisata, perdagangan dan lain sebagainya yang berpengaruh pada semua lini sektor hingga mengakibatkan lumpuhnya perekonomian. New normal merupakan suatu perubahan apa yang terjadi di masyarakat khususnya agar roda perekonomian tetap berjalan. Pasca situasi psbb/lockdown untuk tetap beraktifitas, setidaknya masyarakat juga menaruh harapan besar kepada Pemerintah dalam mengatasi situasi krisis Pandemi Covid-19 agar tidak terjadi kesimpangsiuran informasi. Tentunya masyarakat masih teringat akan informasi yang berkembang menjadi bias/ranchu, kebijakan antar instansi baik dari pusat hingga daerah berbeda-beda. Dibutuhkan dukungan kerjasama antar pihak khususnya dalam menjalankan strategi komunikasi pada instansi Pemerintah Pusat dan Daerah guna mendapatkan kepercayaan dari publik.

Apa itu komunikasi strategis?

Menurut Sally J. Patterson dan Janel M. Radtke, komunikasi strategis merupakan kunci keberhasilan perubahan sosial. Komunikasi strategis digerakkan oleh misi, berfokus pada target audiens serta berorientasi pada tindakan. Komunikasi strategis merupakan seni mengekspresikan ide yang dikombinasikan dengan ilmu dalam diseminasi informasi. Cara menyusun dan menyampaikan pesan untuk memotivasi khalayak yang menjadi target dalam bertindak dengan cara yang diinginkan adalah komunikasi strategis. Rencana komunikasi strategis adalah suatu strategi implementasi yang membantu organisasi mencapai tujuan strategisnya. Ini adalah pendamping proses perencanaan strategis keseluruhan yang dibangun berdasarkan pernyataan visi dan misi. Perencanaan komunikasi menetapkan tujuan dan sasaran yang jelas terkait dengan program dan layanan tertentu. Komunikasi strategis ini lebih berorientasi dalam membangun kepercayaan bagi publik melalui komitmen tindakan yang kuat sebagai prioritasnya. Komunikasi strategis ini tidak hanya diterapkan pada situasi Pandemi Covid-19 yang saat ini sedang terjadi namun bisa di terapkan dalam segala situasi krisis yang diprediksi akan muncul, salah satunya saat memasuki perubahan new normal

Bagaimana menjalankan komunikasi strategis pada era new normal pada instansi Pemerintahan

1. Tim Perencana Komunikasi.

Setidaknya pemerintah dapat membentuk 3 tim dalam menjalankan strategi komunikasinya, yakni :

1. Tim Aksi Komunikasi, yang bertanggung jawab atas semua aspek dari upaya komunikasi organisasi. Mereka bertugas melakukan penelitian atau bekerja dengan para ahli dari luar untuk menyelesaikannya untuk membuat rencana komunikasi. Rekrut mereka yang memiliki keahlian pada bidang hubungan masyarakat, desain grafis, menulis dan pilih seorang leader yang memiliki wawasan pada bidang teknologi khususnya pada new media dan setidaknya dibutuhkan 3 orang dan jangan lebih dari itu, jika lebih jadikan selebihnya menjadi  Tim Audit Komunikasi.
2. Tim Audit Komunikasi,

Tim ini bisa dilakukan dan memiliki karakteristik personil seperti Tim Aksi Komunikasi, hanya mereka berfokus pada analisis menyeluruh tentang komunikasi organisasi internal dan / atau eksternal untuk meninjau kebutuhan, kebijakan, praktik, dan kapasitas komunikasi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi. Mereka menggali informasi dengan melakukan komunikasi kepada para pemangku kepentingan guna mendapatkan data untuk dianalisis dan dimanfaatkan oleh organisasi.

1. Perencanaan Komunikasi Krisis

Tim ini dipersiapkan dalam menghadapi situsi yang bersifat darurat dan kontroversi. Bersifat darurat ketika mengancam pada publik seperti saat menghadapi situasi Pandemi Covid-19 saat ini dan bersifat kontroversi ketika mengancam bagi organisasinya seperti ancaman penurunan kredibilitas suatu instansi ketika terjadi kesimpangsiuran informasi seperti saat pengeluaran kebijakan yang berbeda antara kementerian kesehatan  dan kementerian perhubungan terkait aturan ojek online di saat Pandemi. Penting untuk diketahui bahwa kebutuhan informasi akan berkembang seiring waktu ketika peristiwa sedang terjadi, cara terbaik menghadapi sebuah krisis adalah sebelum krisis itu terjadi. Apa yang dikhawatirkan WHO juga sangat mungkin terjadi ketika masyarakat memasuki perubahan pada era new normal. Setidaknya perencanaan pada situasi krisis dapat dibentuk sebuah tim yang memiliki kredibilitas yang baik utamanya dalam menjalin hubungan dengan pemangku kepentingan internal dan eksternal dan terdiri dari :

• Tim komunikasi krisis, bertanggung jawab untuk menilai kemungkinan krisis yang mungkin menghadang organisasi dan untuk mengembangkan kerangka kerja untuk rencana aksi jika terjadi krisis khususnya yang menyangkut kredibilitas organisasinya. Tim ini dapat dipimpin oleh pimpinan suatu organisasi/instansi.
• Tim Pengendali Krisis, Ketika suatu krisis terjadi, seorang juru bicara didisain untuk mengeluarkan pernyataan publik, tetapi sebuah tim pengendali krisis harus dibentuk untuk mendukung juru bicara tersebut dan tim harus terdiri dari orang-orang terpercaya yang dapat tetap fokus di bawah tekanan. Setidaknya siapa yang Jubir Covid-19 semestinya dilakukan oleh Kepala Pemerintahan, baik itu tingkat Presiden yang terdelegasikan kepada Achmad Yurianto dan dr. Reisa Broto Asmoro sedangkan pada tingkat daerah dilakukan oleh Gubernur, Walikota/Bupati dengan didukung oleh Tim Pengendali Krisis dibelakangnya.

 

2. Fokuskan Target Audiens

Audiensi terbentuk ketika orang (a) menghadapi masalah yang sama, (b) mengakui bahwa ada masalah, dan (c) mengatur untuk melakukan sesuatu tentang masalah itu. Masyarakat dunia telah mengakui terdapat masalah Covid-19 yang telah menjadi Pandemi dan ingin kembali beraktifitas dalam menjalankan roda perekonomian pada perubahan sosial yang disebut new normal. Setidaknya ada 3 kriteria pada kelompok ataupun individu yang dapat membantu pada instansi Pemerintahan dalam memenuhi misinya, yakni :

1. Publik yang aktif, adalah mereka yang sudah terlibat dengan organisasi. Mereka cenderung mencari informasi dan kemungkinan besar akan bertindak berdasarkan informasi itu. Ini harus menjadi basis komunikasi bagi suatu instansi.
2. Publik yang terlibat, adalah mereka yang menangani isu tersebut. Kelompok ini dapat mencakup orang-orang yang memiliki alasan untuk terpengaruh oleh sebuah isu tetapi belum mengenalinya, serta orang-orang yang terlibat dan mengetahui sebuah isu tetapi belum terlibat. Tantangan dengan audiens ini adalah untuk memfokuskan kesadaran mereka tentang masalah dan untuk memotivasi mereka ke dalam tindakan.
3. Publik yang sadar, adalah mereka yang sudah peduli dengan isu tersebut dan mereka yang dapat dengan mudah dibujuk untuk terlibat dalam isu tersebut.

Dalam mengelompokkan audiens agar pesan dapat tersampaikan dengan jelas setidaknya dapat kita lihat dari faktor demografis, geografis, psikografis. Semakin spesifik instansi dapat mendefinisikan audiens utama semakin mudah menemukan cara paling efektif untuk berkomunikasi dengan mereka dan tim perencana komunikasi akan dapat bekerja dengan efektif dalam bekerja bersama audiens sesuai skala prioritasnya.

Manfaat yang akan didapat bagi suatu instansi Pemerintahan

Dengan menggunakan strategi komunikasi yang tepat pada perubahan menyambut new normal dapat membentuk pemetaan skala prioritas, peningkatan kreatifitas, pembentukan tim yang solid dengan pemanfaatan sumber daya yang efektif bagi suatu instansi. Lakukan evaluasi secara berkelanjutan ketika sebuah strategi komunikasi dijalankan untuk mengukur berhasil atau tidaknya sebuah rencana. Pemetaan dalam menghadapi situasi krisis seringkali terkesan dadakan atau bahkan terbentuk ketika terjadi suatu krisis. Seidaknya pada era new normal saat ini antisipasi dalam situasi krisis sudah sepatutnya direncanakan khususnya dalam diseminasi informasi kepada publik karena penanganan krisis yang baik adalah sebelum krisis itu terjadi.