Oleh : IRZAL NATSIR *
A. KESADARAN KEARSIPAN
Suatu ketika dalam sebuah diskusi resmi dan ilmiah, muncul pertanyaan kepada penulis tentang sejauh mana peran Depot Arsip dan keterproteksiannya didalam mendukung peran kearsipan bagi pemerintah lebih khusus kepada masyarakat di zaman keterbukaan informasi ini. Menjadi sebuah pertanyaan cerdas sedikit seksi, geli dan menyentil karena selama ini depot arsip memiliki proteksi yang sangat tinggi dalam jangkauan aksebilitas karena menyimpan arsip yang menurut fungsinya telah statis (arsip statis) yang mengandung nilai guna kesejarahan. Dalam sejarah beberapa bangsa terdahulu hingga kini dokumen/arsip memiliki posisi yang urgent dan valid secara administratif kepada pribadi maupun pemerintahan, sehingga bagi orang/bangsa yang berpikir cerdas pastilah akan menyiapkan ruangan khusus sebagai tempat yang aman dalam menyimpan arsip tersebut.
Bahkan tak sedikit yang membangun gedung yang kuat dan kokoh agar arsip arsip yang disimpan tersebut aman dan tidak akan rusak/hancur ketika terjadi bencana alam maupun non alam yang merusak secara internal. Sebut saja negara Mesir Kuno dalam kurun waktu sebelum masehi telah memiliki ruangan tempat penyimpanan arsip yang sangat baik dan representatif didalam mengamankan informasi yang melekat pada fisik dokumen/arsipnya agar tak jatuh ke tangan orang yang tak berhak untuk mengaksesnya. Sebuah mindset cerdas sebagai bentuk penghargaan atas keberadaan dan kelestarian arsip sebagai informasi yang tidak dipisahkan dari history perjalanan bangsa Mesir Kuno saat itu dan bukan tidak mungkin memperkaya khasanah arsip Mesir di Zaman Millenial.
B. PERILAKU ARSIP
Sebagai konstitusi yang mengatur Kearsipan di Republik ini, Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 telah mendefenisikan arsip sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi dalam proses kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Proses awalnya secara administratif terlaksana pada Lembaga Negara, organisasi pemerintahan, ormas, orpol, perguruan tinggi dan individu atau perorangan. Transaksi administrasi yang berjalan ini tidak serta merta akan selesai dalam sebuah tindak lanjut administrasi yang singkat melainkan akan berevolusi sesuai daur hidup arsip yang berlaku. Dengan kata lain membutuhkan perlakuan khusus karena sebagai sumber informasi dan bahan akuntabilitas pada saatnya nanti akan dibutuhkan sebagai bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Untuk itulah secara ideal arsip itu perlu disimpan dan diamankan dalam sebuah sistem penyimpanan yang sesuai regulasi dan kaidah kaidah kearsipan yang berlaku.
Dalam proses administrasi pemerintahan, arsip memegang peranan yang penting karena menjadi indikator dalam mengukur tingkat akuntabilitas kinerja organisasi pemerintahan. Tidaklah heran jika sejak beberapa tahun yang lalu yakni mulai tahun 2016, arsip telah menjadi syarat dan kriteria dalam evaluasi reformasi birokrasi di Negeri ini.Bahkan mulai tahun 2021 kemarin, Pemerintah Provinsi Sulawesi Selatan pun telah memasukan kriteria arsip dalam Road Map Reformasi Birokrasi, sebuah kemajuan yang luar biasa, karena pemerintah yang cerdas akan menjadikan arsip sebagai senjata dalam menciptakan pemerintahan yang baik dan bersih (Good and Clean Governance).
C. KEUNIKAN DEPOT ARSIP
Secara profesional dan proporsional, pengelolaan arsip yang baik akan bermuara pada penyimpanan yang baik pada sarana penyimpanan yang baik pula dan sudah barang tentu pula proses penemuan kembalinya (finding aids) secara baik, cepat dan tepat jika sewaktu waktu dibutuhkan. Pada level fungsinya, arsip terbagi atas Dinamis dan Statis serta memiliki tempat penataan ataupun penyimpanan yang berbeda pula. Arsip Dinamis Aktif disimpan pada ruangan yang bernama Central File, Arsip Dinamis Inaktif pada ruangan Record Centre sementara Depot Arsip adalah tempat untuk menyimpan arsip statis.
Dari ketiga tempat penyimpanan tersebut, Depot Arsip memiliki keunikan tersendiri karena hanya ada dan dibentuk pada Lembaga Kearsipan (LK) baik pusat, provinsi maupun Kabupaten/Kota sementara Record Centre dan Central File ada disetiap lini organisasi pemerintahan selain Lembaga Kearsipan tersebut Berarti arsip statis hanya ada dan disimpan pada Lembaga Kearsipan dan menjadi icon atau simbol dari keberadaan dan eksistensi Lembaga Kearsipan itu sendiri. Timbul pertanyaan, apakah arsip statis ini tercipta dengan sendirinya tanpa tedeng aling aling akan muncul pada LK. Jawaban cerdasnya tentu tidak sebab dalam prosesnya sebelum menjadi arsip statis ia adalah arsip dinamis walaupun pada prinsipnya tak semua arsip dinamis akan menjadi statis. Itulah sebabnya maka arsip statis yang tersimpan pada Depot Arsip tersebut tidak memiliki retensi lagi dengan kata lain akan tersimpan abadi, lestari sebagai memori kolektif bagi generasi saat ini naupun yang akan datang dan menjadi tanggung jawab penuh dari LK.
Sebagai sarana dalam mendukung layanan informasi kearsipan pada LK , semestinya Depot Arsip dirancang sesuai pedoman depot arsip yang berlaku , mengutamakan azas keamanan, kemanfaatan, aksebilitas serta memiliki jejaring teknologi informasi dan komunikasi. Anehnya sebagian besar Depot Arsip yang ada pada LK di Indonesia masih klasik dan konvensional, asal ada, dan tak memenuhi syarat Depot Arsip, lebih miris lagi masih banyak LK yang belum membangun Depot Arsip dengan alasan yang klasik pula yaitu minim anggaran. Padahal Depot Arsip ini menjadi harga mati pembentukan dari LK. Hmmm, kembali lagi pada sebuah tatanan kesadaran pemerintahan, yang masih menganggap kearsipan sebagai sesuatu yang tak urgent padahal tidak ada satupun organisasi yang tidak mengelola arsip, dan tak akan tercipta akuntabilitas tanpa pengelolaan arsip yang baik.
D. SRIKANDI DAN DEPOT ARSIP
Terbitnya Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) berdampak pada pergeseran paradigma tata kelola pemerintahan dan tata kelola kearsipan dari kerja kerja manual ke kerja kerja cerdas secara digital maupun virtual dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi dalam mendukung proses beradministrasi dan berkorespondensi. Tak selang lama setelah Perpres SPBE ini, pemerintah pusat yang digawangi Kementerian Komunikasi dan Informatika RI dan Arsip Nasional RI melaunching Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi yang kita kenal dengan SRIKANDI, yang hukumnya wajib untuk diterapkan diseluruh lapisan pemerintahan mulai pusat hingga pemerintah daerah, walau butuh waktu dan adaptasi, penerapan SRIKANDI ini tak bisa ditawar tawar demi menciptakan keteraturan informasi secara digital dan akuntabel. Secara automaticly penerapan SRIKANDI pun akan berimplikasi terhadap pengelolaan arsip statis yang ujung-ujungnya menjadi khasanah pada Depot Arsip yang saat ini didominasi dengan arsip statis dalam bentuk konvensional. Boleh jadi dengan penerapan SRIKANDI secara masif dan totality maka nyaris tak akan ada lagi penampakan arsip berbentuk fisik kertas (konvensional) yang ujung-ujungnya akan terjadi stagnanisasi penambahan arsip statis secara fisik.
Kita ketahui selama ini bahwa pola kerja depot arsip dalam pelayanan terhadap masyarakat yaitu letter to letter berlanjut ke body to body dengan azas one way, yaitu arsip yang dibutuhkan oleh pengguna arsip akan diambil oleh petugas arsip di depot arsip, dibaca di ruang baca arsip dalam pengawasan petugas arsip, tak boleh dipinjam apalagi dibawa pulang, bahkan demi keamanan dan ketahanan fisik arsip sedapat mungkin menghindari penggandaan (foto copy). Pada satu sisi menjaga timbulnya kerusakan fisik arsip, sisi lain sedikit mengurangi efektivitas pemanfaatan arsip sebagai sumber informasi oleh pengguna arsip. Solusi yang telah dilakukan oleh LK yaitu mengalih mediakan arsip dari bentuk konvensional (asli) ke dalam bentuk microfilm ataupun soft copy yang tersimpan dalam harddisc internal ataupun eksternal. Hal inipun secara otomatis dapat meminimalisir terjadinya kerusakan pada fisik arsip mengingat arsip ini akan terus menerus tersimpan pada depot arsip dan terus menerus pula menjadi sumber informasi yang daoat diakses oleh masyarakat. Kembali mengkorelasikan depot arsip dengan era saat ini, apakah masih efektif dan produktif depot arsip. ???, sdh tentu iya, walaupun dari segi aksebilitas telah terjadi perubahan tingkat aksebilitynya dari pengguna arsip kolonial ke millenial, artinya akses informasi arsip statis sudah seharusnya memberikan ruang virtual dan digital bagi para pembaca arsip. Yakin dan percaya hal ini akan menjadi sebuah keniscayaan karena merupakan kebutuhan primer para pengguna arsip , dan untuk itu Pemerintah dan stakeholders wajib menyikapi dengan super cepat dibarengi kesiapan dari SDM kearsipan. Insya Allah jika nantinya hal ini telah terwujud, bukan tidak mungkin kitapun tidak akan membutuhkan Fisik Depot Arsip..?
*Penulis : IRZAL NATSIR
ARSIPARIS AHLI MADYA
PEMPROV.SULAWESI SELATAN,
SEKRETARIS ASOSIASI ARSIPARIS INDONESIA (AAI) PROV.SULSEL
