Oleh : IRZAL NATSIR*
A. KEARSIPAN BUTUH SRIKANDI
Untuk menjamin ketersediaan arsip sebagai sumber informasi dan bahan akuntabilitas organisasi maka arsip harus dikelola dengan baik, sistemik, dan andal. Menjadi sebuah keharusan bagi organisasi khususnya organisasi pemerintahan karena baik dan buruknya organisasi tersebut tercermin pada sejauhmana organisasi itu memperlakukan arsipnya. Dalam beberapa kasus dalam realita pemerintahan seringkali kita melihat sebuah case yang mengarah kepada terjadinya maladministrasi maupun maltransaksi yang ujung ujungnya berimplikasi hukum yang melibatkan baik langsung maupun tidak langsung para stakeholders pendukung aktivitas organisasi.
Kejadian seperti tersebut diatas menjadi penampakan serius yang terjadi di negeri ini secara berulang ulang seakan tak tak lekang oleh waktu dan menimpa beberapa masa masa pemerintahan dan kepemimpinan. Secara obyektif, jika dianalisa dominasi kesengajaan menjadi sebuah alasan yang riill dibanding sebuah tindakan ketidaktahuan, dan menjadi kecerobohan yang by design, terstruktur dan masif. Salah satu yang menjadi penyebab terjadinya hal ini yaitu ketidakpatuhan terhadap pengelolaan arsip dan kecenderungan tidak mematuhi norma, standar, prosedur, dan kriteria kearsipan sehingga bermuara pada tidak tertibnya keterciptaan arsip di lingkungan organisasi pencipta arsip, yang kedua penyebabnya adalah kelemahan pelaksanaan pengelolaan arsip secara konvensional ataupun manual. Berangkat dari kelemahan ini pemerintah pun mengambil tindakan cerdas dengan beradaptasi pada kondisi kekinian millenialism yang mendewakan piranti piranti elektronik terhadap pengembangan teknologi informasi dan komunikasi dalam mendukung proses-proses persuratan dalam frame kearsipan.
Terbitnya Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 Tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) menjadi simbol pergeseran pengelolaan arsip dari cara cara lama yang cenderung jadul dan konvensional (kertas) ke cara cara yang bersifat smartivity, accebility, tepat dan efektif dengan penggunaan aplikasi berbasis digitalisasi yang saat ini kita kenal dengan nama Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi atau bekennya di pemerintahan saat sekarang kita kenal dengan nama SRIKANDI. Aplikasi SRIKANDI pun menjadi harga mati diterapkan bagi seluruh komponen pemerintahan baik pemerintah pusat maupun pemerintah daerah bahkan hingga pemerintahan desa. Sangat disadari dan menjadi sebuah realita dilapangan saat terbit Keputusan Menteri PAN RB RI Nomor 679 Tahun 2020 Tentang Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis dan Peraturan ANRI Nomor 4 Tahun 2021 Tentang pedoman Penerapan SRIKANDI sebagai tindak lanjut Perpres 95 Tahun 2018 menimbulkan kegelisahan administrasi pada hampir semua organisasi pemerintahan, penyebabnya dominan organisasi pemerintahan (Pusat dan Daerah) telah memiliki aplikasi kearsipan/persuratan masing-masing, selain itu pula masih banyak yang belum move on untuk meninggalkan proses manualistik pengelolaan arsip dan korespondensi, boleh jadi pertimbangannya adalah hilangnya anggaran ATK dan sejenisnya yang selama ini dianggap menjadi sumber dan lahan produktif dalam praktik praktik KKN karena memang Aplikasi SRIKANDI ini 99% sudah tidak membutuhkan fisik kertas lagi (paper less).
B. KLASIFIKASI ARSIP AMUNISI SRIKANDI
Sebagai pusat ingatan, arsip harus dikelola, dikendalikan dan dikontrol secara profesional untuk mencegah terjadinya kasus ataupun masalah yang disebabkan oleh tercecer dan hilangnya arsip pada organisasi pencipta arsip. Tak dapat disangkal dan menjadi sebuah realita bahwa tingkat kepedulian terhadap arsip hingga saat ini masih sangat rendah yang sehingga pengelolaan arsip masih menjadi point buncit didalam sebuah organisasi, bukan hanya itu dana yang menyokong kearsipan pun super minim. Maka tak heranlah jika tak tercapainya akuntabilitas administrasi pada organisasi tersebut. Padahal jika direnungkan dan dipahami, organisasi tanpa arsip sebuah kemustahilan karena arsip adalah sebuah keniscayaan dalam sebuah organisasi dari level organisasi terkecil hingga besar sekalipun.
Untuk menjaga integritas informasi yang terkandung dalam arsip diperlukan sistem yang mengatur dan menjaga ritme pengelolaan arsip mulai dari penciptaan hingga penyusutan sehingga arsip arsip tersebut terkontrol mulai awal hingga habis masa retensinya. Simplenya secara konvensional dapat dijabarkan sejak awal mulai arsip tersebut tercipta (Create) sejak diterima dan dicatat, idealnya harus tepat didalam penentuan masalah dari arsip tersebut, jika hal seperti ini dilaksanakan dengan baik maka hampir dipastikan penataan atau penyimpanannya (filling system) hingga temu baliknya (Finding Aids) bahkan sampai ke tingkat penyusutan (disposal) pun tak akan bermasalah. Dengan penerapan Aplikasi SRIKANDI kita tidak butuh lagi sarana atau prasarana yang berlebihan karena semua proses daur hidup arsip telah komplit pada SRIKANDI, yang dibutuhkan hanya perangkat keras (hardware): laptop, pc, notebook, gadget dan jaringan saja (software), sisanya adalah proses yang membutuhkan sumber daya manusia admin/operator (brainware) yang benar-benar paham dan menguasai IT untuk pengoperasian Aplikasi SRIKANDI. Aplikasi SRIKANDI pun sudah tidak lagi menganut hal hal bersifat klasik, misalnya surat tidak akan tertandatangani jika pimpinan tidak menyambangi kantor, sudah berbeda karena dimanapun (anywhere) dan kapan saja (anytime) surat bisa tersign dengan catatan posisi online dari perangkat elektronik.
Salah satu amunisi kearsipan yang potensial dalam mendukung proses awal korespondensi pada Aplikasi SRIKANDI ini adalah Klasifikasi Arsip, yang familiar kita sebut sebagai Pola Klasifikasi Arsip. Dalam Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pasal 40 (4) jo Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang Undang Kearsipan ini pada pasal 32 (2), telah mempertegas bahwa untuk efektif dan efisiennya pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis pada organisasi pencipta arsip dibutuhkan instrumen, yaitu: Tata Naskah Dinas (TND), Pola Klasifikasi Arsip (KA), Jadwal Retensi Arsip (JRA), dan Sistem Klasifikasi dan Keamanan Akses Arsip Dinamis (SKK AAD). 4 (empat) instrumen inilah yang saat ini kita kenal dengan sebutan 4 Pilar Kearsipan.
Menjadi fokus yg coba kami sajikan dalam tulisan ini yaitu dengan mempersempit pada Klasifikasi Arsip karena KA ini menjadi indikator penting ketika organisasi melakukan start awal dalam etape pengelolaan arsip dinamis ataupun SRIKANDI. Klasifikasi Arsip menjadi buku pintar yang akan mengkondisikan subyek masalah dan menghubungkannya dengan tugas pokok dan fungsi organisasi (pencipta arsip) baik fasilitatif maupun subtantif. Disaat kita menentukan klasifikasi arsip pada sebuah surat dengan baik dan tepat maka akan menciptakan ritme kearsipan yang sejalan dan seirama, akan baik dalam pencatatan, baik dalam pemberkasan, baik dalam penyimpanan, baik dalam penemuan kembali dan sudah barang tentu baik pula dalam penyusutannya . Karena itu klasifikasi arsip harus dipahami secara baik dan tepat. Banyak yang beranggapan bahwa klasifikasi arsip itu sudah include dalam bentuk template pada Aplikasi SRIKANDI yang dikelola, pernyataan ini benar adanya, jika kita meregistrasi surat keluar pada SRIKANDI ada pilihan untuk klasifikasi arsip, apakah serta merta terisi??? tentu tidak, pastinya admin ataupun operator yang memilih. Jika kita tak menguasainya secara substansial yakin dan percaya akan seperti mengurut kacang yang berimplikasi pada lambat dan lelednya proser surat digital yang kita kelola. Padahal kita ketahui bersama bahwa pada hakikatnya perbedaan antara pengelolaan arsip secara digital dan manual adalah dari sisi kecepatan dan ketepatan.
Klasifikasi Arsip bukanlah sebuah hal yang baru didalam dunia kearsipan melainkan sudah ada sejak lama, hanya saja KA ini bersifat adaftif yaitu senantiasa mengkondisikan dengan perkembangan administrasi pemerintahan, regulasi kearsipan, NSPK Kearsipan, korespondensi milenial serta tugas pokok dan fungsi organisasi, sebab itulah saat ini hingga nanti, klasifikasi arsip tak pernah tereleminir dari tata kelola kearsipan. Dalam skema Klasifikasi arsip terdiri dari 3 bagian yaitu: 1. Main Coordinate (Pokok Masalah), 2.Sub Coordinate ( Sub Masalah) dan yang ke 3.Sub Sub Coordinate (Sub Sub Masalah).
Tiga skema klasifikasi selain yang diatas, saat ini juga tersinonimkan dengan sebutan: Primer, Sekunder , Tersier. Up to you ingin menyebut yang mana karena pada prinsipnya ketiga skema klasifikasi diatas, mau dikatakan Main Coordinate atau Pokok Masalah ataupun Primer, sama dalam substansi dan pengertiannya. Klasifikasi arsip pada setiap organisasi terkhusus pada organisasi pemerintahan menerapkan sistem yang cenderung berbeda, sebut saja pada Instansi Pemerintah Pusat atau vertikal menggunakan sistem Alpha Numerik atau gabungan penggunaan sistem abjad dikombinasikaan dengan angka, sementara pada pemerintah daerah memiliki kesamaan dengan Kementerian Dalam Negeri yaitu menggunakan sistem Angka untuk Subjek masalah.
Yang jelas sistem klasifikasi arsip yang digunakan menunjukan identitas ataupun label yang menggambarkan informasi singkat dari surat atau arsip yang dikelola organisasi, idealnya dengan melihat klasifikasi arsip kita sudah bisa menduga isi atau informasi dari arsip (dinamis) yang tercipta pada organisasi baik arsip yang diterima (surat masuk) atau arsip yang dikirim (surat keluar). Timbul pertanyaan, apakah memiliki dan menggunakan klasifikasi arsip dapat menjamin tertibnya arsip yang dikelola pada organisasi. Jawaban bisa iya bisa tidak, tergantung bagaimana kita memanfaatkan klasifikasi arsip dengan baik dan tepat, berarti letak keberhasilannya terletak pada SDM Kearsipan yang menggunakannya. Jelas bahwa SDM Kearsipan memiliki peran yang sangat urgent dalam mengkolaburasikan penggunaan klasifikasi arsip dalam sistem kearsipan.
SDM Kearsipan (Pejabat Struktural, Pejabat Fungsional Arsiparis atau Non Arsiparis) yang menggunakan klasifikasi arsip harus cerdas, teliti, dan mampu menganalisis arsip yang dikelolanya sehingga tepat dalam menentukan klasifikasi arsip yang terkandung dalam informasi yang melekat pada fisik arsip tersebut. Singkatnya SDM Kearsipan harus memiliki seni dalam memanfaatkan pola klasifikasi sehingga penentuan klasifikasinya akan pas dan tepat. Salah satu trik dalam seni yang dimaksud adalah membaca isi arau informasi arsipnya secara keseluruhan. Fenomena yang sering terjadi di lapangan adalah hanya melihat perihal dari surat, padahal perihal yang tercantum belum tentu mewakili isi atau informasi arsip. Salah satu contoh perihal terkait Wisuda Mahasiswa jika kita melihat masalah wisuda akan masuk pada masalah terkait Pendidikan, ternyata penentuan ini keliru karena isi surat setelah dibaca secara keseluruhan menyangkut peminjaman meubelair dalam mendukung kegiatan wisuda, berarti seharusnya klasifikasinya berada pada masalah Umum atau Perlengkapan, ataupun bisa juga pada masalah Organisasi dan Tatalaksana.
Pisau analisis SDM Kearsipan haruslah tajam serta menguasai tugas pokok dan fungsi organisasinya secara profesional. Bukan hanya itu saja, iapun harus menguasai pola klasifikasi arsip secara aktif, minimal menguasai pokok masalahnya. Seni klasifikasi arsip berikutnya yang harus dipakai adalah didalam menentukan klasifikasi arsip baiknya memakai sub sub masalah, bukan berarti kita keliru jika menggunakan pokok masalah dan sub masalah, cuma jika digunakan secara teknis masalahnya masih bersifat umum dan akan bermuara pada tidak proporsionalnya pemberkasan yang terjadi yang mengakibatkan temu balik yang tidak tepat.
Ada keyakinan dan optimisme jika seni guna klasifikasi arsip ini dimiliki oleh para stakeholder kearsipan terkhusus bagi SDM Kearsipan maka keteraturan arsip dan keharmonisan informasi yang ada pada organisasi pencipta arsip akan terwujud, Penentuan klasifikasi arsip yang tepat akan bermuara pada keakuratan dan kesempurnaan pemberkasan pada Aplikasi SRIKANDI.
SEMOGA …!
Salam Arsip
*Penulis : IRZAL NATSIR
ARSIPARIS AHLI MADYA
PEMPROV. SULAWESI SELATAN
SEKRETARIS ASOSIASI ARSIPARIS INDONESIA
(AAI) PROVINSI SULAWESI SELATAN
